L’albergatore e il tempo

Ogni volta che in un hotel ci occupiamo di organizzazione del personale realizziamo organigrammi, mansionari e protocolli di lavoro per tutti i reparti e per tutti i dipendenti.

Ogni hotel è un mondo a parte e pur condividendo con gli altri hotel gli stessi principi di gestione aziendale ha una sua unicità organizzativa e familiare.

Indipendentemente dalla sua unicità però ci sono delle mansioni che deve svolgere l’albergatore mentre tutto il resto è delegabile, poi ci sono situazioni nella quali l’albergatore svolge più mansioni, in questi casi spesso l’albergatore si lamenta della mancanza di tempo per la propria famiglia e rischia di trascurare proprio quelle che sono le sue competenze specifiche.

In questo modulo riportiamo un’organizzazione da utilizzare come esempio per permetterti di occuparti delle cose importanti senza trascurarle per capire se occupandoti di troppe cose tralasci proprio queste.

Questo è un prospetto mensile e devi poi tu distribuire nella tua agenda il carico di lavoro 

PRENOTAZIONI 

Una volata alla settimana devi analizzare il report sul tasso di conversione , è un report dove l’anno è suddiviso in settimane e per ogni settimana indica il numero di preventivi ricevuti, il numero di preventivi risposti, il numero di prenotazioni confermate e il tasso di conversione.

Realizzare ogni settimana il report richiede 2 ore, analizzarlo 1 ora, puoi delegare la realizzazione del report ma non la sua analisi. Questa analisi ti indica l’effetto che hanno le iniziative di marketing, le variazioni dei prezzi e l’andamento del mercato.  Totale 3 ore alla settimana pari a 12 ore al mese.

MARKETING

Ogni settimana devi analizzare il report di google analytics per monitorare le variazioni nelle visite al sito, devi analizzare il risultato del mail marketing con il tasso di apertura e i click sulla call to action , le iscrizioni e cancellazioni dalla lista. Richiede 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese

Devi analizzare i risultati delle campagne ads per sapere quanto hai speso la settimana precedente, quanti click, quanti preventivi, il costo a click , il costo a preventivo , richiede 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese

Devi confrontarti con il responsabile del marketing per decidere insieme cosa modificare nella strategia per la settimana successiva, ( poniamo che tu spenda 25000€ di marketing all’anno devi decidere come ottimizzare ogni settimana i 500€ di budget)  tempo richiesto 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese

PAGAMENTI

Controllare ogni settimana i pagamenti da autorizzare e inviare l’elenco autorizzato a chi si occupa di queste cose. Tempo richiesto 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese 

A cui aggiungere 2 ore una volta al mese per controllare i movimenti bancari del mese precedente.

FORNITORI

Dedicare 4 ore al mese per controllare i costi e i prezzi praticati dai fornitori, verificare le eventuali variazioni nei prezzi, valutare alternative di prodotti e fornitori 

PERSONALE 

Una volata al mese controllare l’organico da avere in servizio nel mese successivo, con il monte ore previsto e la ripartizione settimanale , richiede 2 ore.

Ogni settimana dedicare 1 ora al controllo delle ore utilizzate la settimana precedente e il rispetto dei costi previsti. Totale 6 ore al mese 

BILANCIO USALI

Sia nel periodo estivo che in quello invernale  si devono dedicare 2 ore alla settimana a questo strumento per un totale di 8 ore al mese. 

Nei mesi di chiusura dell’hotel si devono aggiornare tutte le voci di spesa dei vari reparti e il valore dei servizi prodotti e si deve preparare il bilancio preventivo per i periodi di apertura. 

Nei periodi di apertura si deve ogni settimana aggiornare questo strumento per monitorare le differenze con i numeri preventivati.

In totale sono 48 ore di lavoro da dedicare a queste mansioni.

I lavori operativi che in genere gli albergatori delegano sono , 

La risposta dei preventivi

La realizzazione del piano editoriale 

La gestione dei pagamenti

Gli ordini ai fornitori

L’organizzazione del personale e del lavoro

Le mansioni indicate invece in questo riepilogo le deve svolgere l’albergatore perchè deve avere sempre il controllo

Dell’andamento commerciale

Dei risultati del marketing

Del controllo dei pagamenti

Delle condizioni di prezzo dei fornitori

Del costo del personale 

Delle voci di costo e dei ricavi di ogni reparto dell’hotel.

Per avere sempre questo controllo e questa analisi che gli permette di prendere tempestivamente tutte le decisioni importanti è sufficiente che dedichi 48 ore mensili pari a 12 ore alla settimana.

In genere gli albergatori lavorano moltissime ore alla settimana occupandosi di tantissime cose e non hanno tempo per quelle indicate, il risultato è che non sanno rispondere alle domande riferite a questi aspetti. 

Non sanno come agire sulle tariffe  e quali indicazioni gli sta dando il mercato, non sanno quali risultati sta dando il marketing e come modificarlo, non conoscono il flusso di cassa settimanale, non sanno le condizioni di acquisto prodotti e dei servizi e le alternative del mercato.

Non monitorano il costo del personale e la produttività.

Non sono aggiornati sulla situazione di bilancio generata dalle decisioni prese.

In genere gli albergatori preferiscono dedicarsi alle cose che gli riescono meglio, che gli piacciono di più o che sono abituati a ritenere importanti , riempiono le loro giornate di tantissimi impegni e non trovano il tempo per queste mansioni di loro competenza.

La soluzione non è quella di organizzare meglio la propria agenda, di togliere tempo alla propria vita e alla famiglia, la soluzione è  quella di organizzare queste 48 ore mensili e delegare tutto il resto.

Se il bilancio dell’azienda non ti permette di delegare tutto il resto allora il problema è nella bassa redditività , non nella mancanza di tempo.

Se invece la redditività è buona , il risparmio che hai se non deleghi nulla non è un risparmio , ma ti costerà molto di più per la mancata organizzazione e il mancato controllo.

Le funzioni che ho indicato in questo protocollo sono quelle che spettano a te mentre tutte le altre possono essere fatte da persone retribuite a ore con un valore del loro tempo inferiore al tuo.

Il tuo tempo è importante e devi comprarne più che puoi e l’unico modo è quello di delegare , trattenendo a tuo carico solo le cose fondamentali per le decisioni che devi prendere.

Ultramaton per il tuo Hotel

I ricercatori , quelli che si occupano di studiare le tendenze del mercato e gli sviluppi che avranno le scelte dei consumatori hanno coniato questo termine 

ULTRAMATON 

per esprimere il concetto di Ultima chiamata. Le aziende sono arrivate ad un punto fermo nel rapporto con i consumatori nel quale le tradizionali strategie di presenza sul mercato diventano sempre meno efficaci perchè i consumatori si sposteranno su brand che nel concreto e con autenticità realizzano i loro profitti nel rispetto dei valori nei quali si identificano. 

Gli slogan di facciata avranno solo un effetto boomerang e allontaneranno per sempre i clienti, il tempo del cambiamento è quasi scaduto per questo siamo in una fase del mercato che i ricercatori definiscono l’ULTIMA CHIAMATA fatta dai consumatori attraverso il loro ULTRAMATON che hanno lanciato alle aziende. 

Sarebbe un ultimatum dato oltre l’ultimatum quando anche quello non è stato rispettato. 

Dopo questa ultima chiamata il tuo brand non lo recuperi più e sarai sempre costretto a giocartela solo sul prezzo più basso.La Sostenibilità Sociale degli hotel, la totale applicazione dei contratti di lavoro, il totale rispetto del lavoro, la rinuncia a qualunque pratica di sfruttamento del lavoro e di speculazione sui diritti delle persone NON SARANNO PIU’ TOLLERATE DAI TUOI CLIENTI. 

Inizia trovando la risposta a queste tre domande 

 – Quante ore di lavoro utilizzi ogni giorno nel tuo hotel? 

-Quale sarebbe stata la differnza di costo se avessi retribuito tutte quelle ore  rispettando il contratto di lavoro ? 

-Se organizzi nei dettagli tutti i reparti quante ore di lavoro puoi risparmiare ogni giorno ?

Puoi seguire gli spunti che trovi nel nostro budget per hotel

https://www.hdconsulenza.it/2022/08/13/il-tuo-hotel-nel-2023/ 

Trovare la risposta a queste tre domande ti predispone automaticamente a trovare la soluzione e ti permette di non perdere questa Ultima Chiamata per aderire ai valori dei tuoi clienti.

Quando hai domande difficili, se si affrontano insieme, le risposte diventano semplici.

In questi giorni abbiamo avuto il piacere di incontrare molti albergatori nei corsi dove siamo stati chiamati come docenti, organizzati da Edita agenzia di marketing leader in Italia con sede a Rimini, dall’Associazione Albergatori di Riccione e a breve presso l’Associazione Albergatori di Cesenatico.

In alcuni casi abbiamo dovuto riproporre altre date perché quelle programmate avevano esaurito i posti disponibili.

Nel corso del 2022 abbiamo incontrato nei nostri corsi oltre 300 albergatori includendo anche gli incontri in primavera con l’Associazione Albergatori di Gatteo Mare.

Insieme abbiamo cercato di calcolare con numeri precisi quali sono i parametri di riferimento per la gestione alberghiera per dare ad ogni albergatore la possibilità di sapere per il proprio hotel quali sono le risposte a quesiti difficili e importanti

  • Quanto devi spendere per il personale per avere il giusto rapporto qualità prezzo?
  • Quanto devi incassare in base al valore del tuo hotel?
  • Che differenza c’è tra il costo degli operatori e il costo dei responsabili di reparto?
  • Quanto deve costare un gruppo dirigente per l’hotel ?
  • Quanto devono costare lo Chef, la governante, il responsabile commerciale , il responsabile del front office?
  • Come creare un modello organizzativo replicabile con costi certi che ti permetta di aumentare il numero di alberghi del tuo gruppo avendo il pieno controllo dei costi?
  • Quante ore di lavoro devi avere ogni giorno in hotel per fornire tutti i servizi con il giusto livello di valore in base alle tariffe pagate dagli ospiti e alle loro aspettative?
  • Come calcolare se attualmente nel tuo hotel il costo del personale che sostieni è adeguato oppure troppo alto?
  • Cosa fare e come intervenire se da un’attenta analisi scopri che devi comprimere il costo del personale e rivedere il tuo modello organizzativo e il livello dei tuoi servizi.
  • Quale modello commerciale ti permette di ottenere i risultati migliori e ti permette di vendere più camere a tariffe più alte?
  • Come il rapporto tra tasso di conversione , numero dei preventivi e tariffe proposte ti permette di trovare il migliore equilibrio per migliorare il fatturato.

L’interesse crescente e l’utilità per gli albergatori delle analisi e delle risposte fornite ci ha coinvolto oltre le nostre aspettative, per questo abbiamo deciso di portare in un tour di incontri questo corso specialistico.

Se desideri incontrarci nella tua località siamo disponibili a venire gratuitamente.

Abbiamo riservato a questi corsi specialistici tutti i mercoledì fino alla fine di marzo

Abbiamo posto un solo limite , quello di un minimo di 8 albergatori partecipanti.

Adesso tocca a te, se ritieni utile per gli hotel della tua zona organizzare un corso specialistico di mezza giornata , 4 ore , hai la possibilità di farlo gratuitamente.

Devi solo raccogliere l’adesione di un minimo di 8 albergatori e inviarci una mail.

Ti contatteremo per concordare la data.

La circolazione delle idee e il valore dell’incontro tra professionisti per noi è molto importante, se come noi senti la responsabilità di dare il tuo contributo alla crescita di tutta la categoria hai la possibilità di fare qualcosa di concreto.

Ci vediamo presto , nella tua località in un corso organizzato grazie al tuo impegno.

Ass. Albergatori di Riccione

Ieri per la prima volta ho avuto il piacere di tenere un’incontro di formazione organizzato dall’Associazione Albergatori di Riccione e di confrontarmi con ottimi albergatori.

Il tema era l’organizzazione del personale, il costo del personale da sostenere per rispettare il rapporto qualità-prezzo, la comunicazione da adottare per differenziarsi dai concorrenti scorretti che lucrano sull’evasione contributiva e le modalità organizzative previste dal Grouping Aziendale applicato agli Hotel per migliorare la produttività dei collaboratori.

Una parte è stata anche dedicata agli aspetti commerciali e agli strumenti che compongono il Metodo Proattivo di vendita delle camere in hotel che ha suscitato molto interesse e necessità di approfondimento.

Nodo spinoso ma essenziale è stato anche quello riferito all’organizzazione della cucina e del ristorante nel suo complesso fornendo gli strumenti da applicare per impostare tutto il lavoro di questo essenziale reparto.

E’ stato un’incontro molto partecipato, insomma girava una bella energia e si son visti i presupposti per una rinascita organizzativa che troverà la sua origine in Riccione.

Sarà una coincidenza ma avviene proprio nell’anno del suo centenario

Un ringraziamento a tutti gli albergatori che sono stati protagonisti dell’incontro e all’Associazione per l’organizzazione.

Corso sul Metodo Proattivo cambia formato

Il nostro corso sul Metodo Proattivo di vendita delle camere in hotel a breve cambierà formato.

La formula attuale prevede un prezzo variabile per il corso con aumenti graduali ad ogni aggiornamento, chi lo ha già acquistato ha gli aggiornamenti inclusi.

Questo giustifica un costo iniziale più alto che rappresenta un’investimento perchè include tutti gli aggiornamenti futuri.

Questa formula cambia, a breve ridurremo il prezzo iniziale del corso ma chi lo compra avrà incluso l’accesso per sempre ma non gli aggiornamenti.

Gli aggiornamenti verranno venduti separatamente , questo per dare la possibilità a tutti di accedere ai contenuti del corso ad un prezzo iniziale più basso , decisamente irrisorio per il suo valore , e di ottenere i miglioramenti nel fatturato e costringerà noi a produrre degli aggiornamenti di valore per gli albergatori che contribuiscano realmente a migliorare ulteriormente il loro fatturato.

Abbiamo visto in questa strategia una formula più corretta nei confronti degli albergatori, crediamo nel nostro prodotto e nel valore dei futuri aggiornamenti per questo preferiamo guadagnarci giorno per giorno le nostre fette di mercato costruendo e mantenendo rapporti autentici con i nostri clienti.

IL cambiamento nella formula commerciale avverrà quanto prima, non vi so indicare una data precisa, ma se volete la formula tutto incluso approfittatene ora perchè per chi compra con l’attuale proposta avrà sempre gli aggiornamenti inclusi, chi preferisce la nuova formula invece pagherà meno il corso inizialmente e sarà compito nostro proporgli adeguati aggiornamenti preziosi a pagamento.

Marketing e Ads per Hotel

Si sta chiudendo la stagione estiva e inizia il tempo delle analisi e dei ragionamenti.

Il tempo dedicato alla riflessione si riduce sempre di più, prima potevi archiviare tutto , dedicarti a te stesso e riprendere in mano i problemi da affrontare dopo qualche mese di riposo .

Adesso invece mentre devi ancora salutare i clienti in partenza sei consapevole che devi continuare a gestire il marketing, rivedere le tariffe ,prevenire i problemi emersi quest’estate. Tutte decisioni da prendere velocemente e spesso senza analisi approfondite dei pro e contro.

La soluzione è SEMPLICE, decidi usando i tuoi abituali riferimenti, riproponi le stesse soluzioni con leggere modifiche , l’IMPORTANTE per te è non dover rimettere in discussione le decisioni prese in passato ,quelle che hai preso dopo estenuanti ragionamenti ,ma questa stagione ti ha SORPRESO.

Sei consapevole che vecchi equilibri si sono rotti per sempre, difficile accettarlo ma è così.

Agosto non è più AGOSTO, i costi a presenza hanno componenti stravolte rispetto al passato, la FIDELIZZAZIONE del cliente diventa più sofisticata, le ENERGIE che devi dedicare all’hotel sono infinite e compromettono tutti gli altri rapporti importanti della tua vita.

I saggi insegnano che l’ELEFANTE si mangia a piccoli bocconi , quindi iniziamo un boccone alla volta. I nostri bocconi sono i numeri, le domande che generano e le risposte che ci propongono.

Adesso le agenzie di MARKETING giustamente ti propongono di decidere in riferimento al piano editoriale, al budget e tipo di ads, al sito.

Ribaltiamo la situazione, chiedo io a te cosa dovrei fare in due situazioni diverse

Hotel PippoPlutoPaperino per la settimana dal 5 al 12 giugno ha ricevuto grazie al marketing 836 richieste dI preventivo, ha risposto a 824 richieste con un tasso di conversione del 8,5%. Ha 50 camere e ha fatto un’occupazione dell’ 80%

Hotel Paperon-de-Paperoni invece per la stessa settimana ha ricevuto 1210 richieste di preventivo e ha RISPOSTO SOLO A 380 , ha fatto anche lui un’occupazione dell’ 80% con 63 camere .

Adesso capisci che è evidente che le analisi che si devono fare per i due hotel per prendere qualunque decisione in riferimento agli investimenti in MARKETING E ADS sono completamente diversi.

Ti saranno sorte spontanee le domande su quale Adr hanno , quante prenotazioni dalle OTA, il tasso di conversione delle ADS, il costo dei PPC , il tasso di fidelizzazione ( quanti vecchi cliente presenti rispetto al totale).

Probabilmente un HOTEL ha avuto molti rifiuti per tariffa per fare 824 preventivi per quella settimana mentre l’altro ha avuto molti rifiuti per occupazione ( non ha risposto a 830 preventivi) , però l’occupazione è simile.

Questi numeri evidenziano che anche le tariffe scelte hanno margini di miglioramento, gli errori tariffari sono evidenti deve esserci una correlazione tra le tariffe e gli investimenti in marketing.

Raccogliere questi numeri, creare un report che li metta in relazione evidenziando le correlazioni e le implicazioni che generano è il primo passo.

Anche il tuo HOTEL avrà per ogni settimana della stagione i suoi numeri di richieste, risposte, tasso di conversione , adr, indice di occupazione, budget investito in ads , correlazione tra investimento e fatturato e tra investimento e tariffe.

Decidere in seguito a queste analisi è LEADERSHIP

Puoi confrontarti con chi conosce questo linguaggio utilizzando ……

Cosa manca agli HTL? Fossero solo consonanti sarebbe facile

Si svolta, mai più una stagione a inseguire le urgenze

 Difficoltà a trovare il personale , fughe improvvise dei collaboratori, nuove assunzioni con orari e disponibilità frammentate, difficoltà a garantire gli abituali standard di servizio, inconsapevolezza dei costi generati da tutte queste variazioni, dubbi sul modello aziendale tradizionale che ha sempre funzionato, messa in discussione di tutti i tradizionali riferimenti.

 Hai passato questi mesi ad inseguire e gestire le urgenze , per non trovarti mai più in questa situazione passa alle cose IMPORTANTI quelle che prevengono e neutralizzano le urgenze.

 Con quali passi iniziare per non commettere errori e centrare l’obbiettivo 

 Realizzare un report dove ti confronti con i parametri standard per determinare i numeri ai quali ti devi attenere per tutte le voci di spesa su cui basare tutte le tue decisioni perché ogni scelta sia supportata dai numeri e da una visione chiara.

 Determinazione del piano tariffario con la determinazione per ogni giorno del prossimo anno dell’occupazione , incasso, numero di camere da pulire, numero di colazioni pranzi e cene per ogni giorno . Ti servirà come riferimento per programmare il carico di personale da avere in servizio per ogni giorno

 Analisi proattiva di ogni settimana dell’anno per realizzare i tre documenti che il metodo proattivo ti consente di generare che sono indispensabili per sostenere l’attività commerciale e il marketing interno.

 Revisione del piano editoriale di marketing che includa tutte le attività emerse dall’analisi proattiva. 

 Questi passaggi ti permetteranno di impostare tutta l’attività commerciale per il prossimo anno 

 Per l’organizzazione il riferimento è il budget per il personale che hai ricavato nel report realizzato.

 Rispettando i costi previsti devi scomporre tutti i servizi che produci in moduli operativi con il proprio organigramma e responsabile.

 Da questo organigramma del CHI FA CHE COSA ottieni i singoli turni di lavoro e i relativi contratti

 A questo punto ti rimane da descrivere dettagliatamente il COME si fanno le cose, schede camere, schede piatto, protocolli di lavoro, mansionari dettagliati , numeri di controllo, procedure di verifica.

 L’hotel è prima di tutto un’azienda e devi colmare il gap gestionale che separa la tua organizzazione tradizionale dal modello organizzativo di tutte le aziende più efficienti.

 Programmazione e formazione , pensa alle cose importanti e non dovrai più affrontare cose urgenti

 

Quanto è corretto spendere in personale?

Quanto devi incassare il prossimo anno?

 Come devi organizzare i reparti per avere la flessibilità necessaria a prevenire i problemi del personale.

 Come creare l’organigramma e i mansionari per ogni reparto

 Come organizzare il ristorante, il menù e la sua organizzazione per gestire con padronanza questo reparto

 Quali funzioni importanti deve svolgere la reception per fornirti gli strumenti indispensabili a battere il mercato

Benvenuto nella tua sezione riservata

IL primo ottobre troverai in questa sezione il tuo corso accessibile per sempre che potrai fare vedere a tutti i tuoi collaboratori per la loro formazione.

Con questo corso hai acquistato anche tutti gli aggiornamenti che verranno introdotti per avere un prodotto per la formazione sempre all’avanguardia e arricchito dalle nuove esperienze.

Schede piatto e food cost, mai più senza

Come fai a proporre i tuoi piatti sempre al livello delle aspettative dei clienti quando hai un fisiologico ricambio del personale di cucina?

Come fai a comunicare quotidianamente come devono essere preparate le varie portate indipendentemente da chi le cucina?

Come fai al momento della selezione del personale a confrontarti con loro sul lavoro che ti aspetti e su cosa prevede il loro ruolo?

Come fai a controllare le quantità di ingredienti che vengono utilizzate nella preparazione dei piatti per avere il rispetto dei costi e la qualità dei piatti che proponi?

Hai un ricettario con le schede piatto e food cost con le indicazioni chiare dei passaggi da eseguire per la preparazioni dei piatti e le quantità di materie prime da utilizzare?

Pensi di poter gestire i futuri ricambi del personale senza questo strumento?

Per dotarti di questo importantissimo strumento puoi utilizzare il nostro servizio di realizzazione delle schede piatto.

Le schede piatto prevedono la definizione di tutti i passaggi da eseguire e le quantitàda utilizzare

Attraverso le schede piatto puoi intervenire sui costi e sull’esecuzione dei piatti senza doverti adeguare alla personalità dello Chef di turno

Con le schede piatto hai il diretto controllo di tutta l’attività della tua cucina

Con le schede piatto puoi modificare con molta semplicità i piatti per ottenere i migliori risultati e la maggiore soddisfazione dei clienti.

Con il nostro servizio puoi scegliere quante schede piatto ti servono e puoi integrarne il numero in base alle tue esigenze

Puoi trovare questo indispensabile servizio in questa sezione 

 

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