Ogni volta che in un hotel ci occupiamo di organizzazione del personale realizziamo organigrammi, mansionari e protocolli di lavoro per tutti i reparti e per tutti i dipendenti.
Ogni hotel è un mondo a parte e pur condividendo con gli altri hotel gli stessi principi di gestione aziendale ha una sua unicità organizzativa e familiare.
Indipendentemente dalla sua unicità però ci sono delle mansioni che deve svolgere l’albergatore mentre tutto il resto è delegabile, poi ci sono situazioni nella quali l’albergatore svolge più mansioni, in questi casi spesso l’albergatore si lamenta della mancanza di tempo per la propria famiglia e rischia di trascurare proprio quelle che sono le sue competenze specifiche.
In questo modulo riportiamo un’organizzazione da utilizzare come esempio per permetterti di occuparti delle cose importanti senza trascurarle per capire se occupandoti di troppe cose tralasci proprio queste.
Questo è un prospetto mensile e devi poi tu distribuire nella tua agenda il carico di lavoro
PRENOTAZIONI
Una volata alla settimana devi analizzare il report sul tasso di conversione , è un report dove l’anno è suddiviso in settimane e per ogni settimana indica il numero di preventivi ricevuti, il numero di preventivi risposti, il numero di prenotazioni confermate e il tasso di conversione.
Realizzare ogni settimana il report richiede 2 ore, analizzarlo 1 ora, puoi delegare la realizzazione del report ma non la sua analisi. Questa analisi ti indica l’effetto che hanno le iniziative di marketing, le variazioni dei prezzi e l’andamento del mercato. Totale 3 ore alla settimana pari a 12 ore al mese.
MARKETING
Ogni settimana devi analizzare il report di google analytics per monitorare le variazioni nelle visite al sito, devi analizzare il risultato del mail marketing con il tasso di apertura e i click sulla call to action , le iscrizioni e cancellazioni dalla lista. Richiede 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese
Devi analizzare i risultati delle campagne ads per sapere quanto hai speso la settimana precedente, quanti click, quanti preventivi, il costo a click , il costo a preventivo , richiede 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese
Devi confrontarti con il responsabile del marketing per decidere insieme cosa modificare nella strategia per la settimana successiva, ( poniamo che tu spenda 25000€ di marketing all’anno devi decidere come ottimizzare ogni settimana i 500€ di budget) tempo richiesto 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese
PAGAMENTI
Controllare ogni settimana i pagamenti da autorizzare e inviare l’elenco autorizzato a chi si occupa di queste cose. Tempo richiesto 1 ora alla settimana pari a 4 ore al mese
A cui aggiungere 2 ore una volta al mese per controllare i movimenti bancari del mese precedente.
FORNITORI
Dedicare 4 ore al mese per controllare i costi e i prezzi praticati dai fornitori, verificare le eventuali variazioni nei prezzi, valutare alternative di prodotti e fornitori
PERSONALE
Una volata al mese controllare l’organico da avere in servizio nel mese successivo, con il monte ore previsto e la ripartizione settimanale , richiede 2 ore.
Ogni settimana dedicare 1 ora al controllo delle ore utilizzate la settimana precedente e il rispetto dei costi previsti. Totale 6 ore al mese
BILANCIO USALI
Sia nel periodo estivo che in quello invernale si devono dedicare 2 ore alla settimana a questo strumento per un totale di 8 ore al mese.
Nei mesi di chiusura dell’hotel si devono aggiornare tutte le voci di spesa dei vari reparti e il valore dei servizi prodotti e si deve preparare il bilancio preventivo per i periodi di apertura.
Nei periodi di apertura si deve ogni settimana aggiornare questo strumento per monitorare le differenze con i numeri preventivati.
In totale sono 48 ore di lavoro da dedicare a queste mansioni.
I lavori operativi che in genere gli albergatori delegano sono ,
La risposta dei preventivi
La realizzazione del piano editoriale
La gestione dei pagamenti
Gli ordini ai fornitori
L’organizzazione del personale e del lavoro
Le mansioni indicate invece in questo riepilogo le deve svolgere l’albergatore perchè deve avere sempre il controllo
Dell’andamento commerciale
Dei risultati del marketing
Del controllo dei pagamenti
Delle condizioni di prezzo dei fornitori
Del costo del personale
Delle voci di costo e dei ricavi di ogni reparto dell’hotel.
Per avere sempre questo controllo e questa analisi che gli permette di prendere tempestivamente tutte le decisioni importanti è sufficiente che dedichi 48 ore mensili pari a 12 ore alla settimana.
In genere gli albergatori lavorano moltissime ore alla settimana occupandosi di tantissime cose e non hanno tempo per quelle indicate, il risultato è che non sanno rispondere alle domande riferite a questi aspetti.
Non sanno come agire sulle tariffe e quali indicazioni gli sta dando il mercato, non sanno quali risultati sta dando il marketing e come modificarlo, non conoscono il flusso di cassa settimanale, non sanno le condizioni di acquisto prodotti e dei servizi e le alternative del mercato.
Non monitorano il costo del personale e la produttività.
Non sono aggiornati sulla situazione di bilancio generata dalle decisioni prese.
In genere gli albergatori preferiscono dedicarsi alle cose che gli riescono meglio, che gli piacciono di più o che sono abituati a ritenere importanti , riempiono le loro giornate di tantissimi impegni e non trovano il tempo per queste mansioni di loro competenza.
La soluzione non è quella di organizzare meglio la propria agenda, di togliere tempo alla propria vita e alla famiglia, la soluzione è quella di organizzare queste 48 ore mensili e delegare tutto il resto.
Se il bilancio dell’azienda non ti permette di delegare tutto il resto allora il problema è nella bassa redditività , non nella mancanza di tempo.
Se invece la redditività è buona , il risparmio che hai se non deleghi nulla non è un risparmio , ma ti costerà molto di più per la mancata organizzazione e il mancato controllo.
Le funzioni che ho indicato in questo protocollo sono quelle che spettano a te mentre tutte le altre possono essere fatte da persone retribuite a ore con un valore del loro tempo inferiore al tuo.
Il tuo tempo è importante e devi comprarne più che puoi e l’unico modo è quello di delegare , trattenendo a tuo carico solo le cose fondamentali per le decisioni che devi prendere.