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Hotel di 50 camere , categoria 3 stelle a Viserba (Rimini) servizi forniti Pensione completa e B&B. In ottobre è stata fatta l’analisi previsionale del 2022 e sono stati stabiliti tutti i livelli di spesa per i vari reparti, le entrate previste e il numero di servizi prodotti. I numeri del previsionale sono la somma dei numeri di ogni singolo giorno e per il 14 giugno sono:

Incasso totale 4624      Incasso FB 4234        Incasso B&B 408 

Camere occupate in Fb 32   camere occupate in B&B 6

Presenze in FB 73   tariffa a persona per FB 58€

ADR del B&B 68€

Questi sono i numeri previsionali sui quali si organizza l’azienda, adesso viene la parte concreta di cosa fare per ottenerli e se possibile migliorarli. Per avere 32 camere occupate in Fb nella settimana in questione abbiamo la necessità di ricevere di 640 richieste di preventivo che con un tasso di conversione del 5% originano 32 prenotazioni. Se le tariffe  che propongo hanno un tasso di conversione più alto , ad esempio l’8%  avrei  51 prenotazioni  , come vedi questa analisi ti permette di decidere se ridurre l’investimento in marketing perché il numero di richieste generate è superiore agli obbiettivi, oppure se aumentare le tariffe in modo da massimizzare il risultato degli investimenti in marketing. 

Per le 6 camere in B&B il previsionale è stato fatto in base alle statistiche dello storico e si utilizza la dinamicità tariffaria necessaria a raggiungere il risultato.

Adesso abbiamo creato dei riferimenti precisi per chi si occupa della vendita delle camere che ti permettono di capire come stanno andando le cose , quali conseguenze  ha sul bilancio totale e su cosa intervenire per correggere l’andamento. 

Adesso vediamo come si organizza il lavoro per fornire tutti i servizi di questa giornata.

Camere da pulire 38, tempo richiesto 14 ore più 2 ore per la pulizia degli spazi comuni, corridoi, scale e ingresso. Tutta questa fase rappresenta un modulo di lavoro dell’hotel che deve avere schede dettagliate per le camere ferme, per le camere  a fondo, per gli spazi comuni con indicati i punti da eseguire e i tempi previsti , queste schede sono il risultato del compromesso che tu hai deciso di applicare tra il livello del servizio desiderato e i costi che puoi sostenere per realizzarlo. In ogni azienda il livello del servizio è il frutto di questo compromesso , quello che non puoi fare è lasciare che venga raggiunto attraverso l’atteggiamento che hanno i singoli collaboratori.

Quando organizzi questo modulo stabilisci quante persone sono presenti , quante ore deve fare ogni persona e come deve realizzare il servizio rispettando le schede di lavoro che hai deciso di utilizzare , questo protocollo di lavoro è quello che gli hai descritto al momento dell’assunzione e che gli hai comunicato chiaramente nella fase di formazione iniziale e rappresenta il manuale operativo di questo reparto che modifichi ogni volta che vuoi cambiare il livello del servizio o il suo costo.

In Cucina sono previste 

20 ore di lavoro per la preparazione dei pasti

6 ore di lavoro per la lavastoviglie

10 ore di lavoro per il servizio delle colazioni

22 ore per il servizio di cameriere di sala e sua pulizia

In totale sono 58 ore  per produrre e servire 

90 colazioni e 146 pasti 

Calcolando un costo orario da contratto di 14,50€ comprensivo di contributi e oneri abbiamo un costo del personale del ristorante di 841 €.

Considerando un costo del personale di 1,5€ per le colazioni abbiamo un costo del personale di 4,83€ a pasto 

Questi sono i numeri che devi avere previsto nella fase di programmazione e adesso puoi confrontarti per capire se  hai fatto tutto il lavoro di organizzazione necessario.

Hai un menù per martedì 14 giugno?

Per quel menù hai le schede di ogni piatto con il relativo dosaggio degli ingredienti e le fasi della ricetta che in base alla tua esperienza ritieni la  migliore per il rispetto della tradizione del tuo ristorante?

Hai organizzato il modello di lavoro per il modulo della lavastoviglie, del servizio dei camerieri di sala e quello per chi prepara i pasti.

Sommando tutti i numeri ottieni l’incasso annuale previsto, le ore di lavoro necessarie, il numero di collaboratori da assumere, puoi facilmente trovare il personale perché li inserisci nei moduli che si adattano alle loro esigenze lavorative ( c’è chi vuole fare 3 ore al giorno e chi 8) , puoi rispettare in pieno il contratto di lavoro.

Questa organizzazione ti permette di iniziare la stagione con i manuali operativi per ogni reparto , puoi fare i colloqui di lavoro facendo vedere chiaramente in quale organizzazione li inserisci e puoi fare la relativa formazione per permettere a tutti i tuoi collaboratori di sapere chiaramente come devono lavorare e puoi avere i relativi punti di controllo stabiliti con loro.

Adesso devi ogni giorno analizzare i numeri, confrontarli con quelli preventivati , monitorare quotidianamente gli scostamenti tra risultato programmato e risultato ottenuto e decidere le azioni correttive.

Quando mi chiedono cos’è il grouping alberghiero e l’organizzazione in moduli che realizza è difficile fare capire in poche parole la sua importanza , affrontando una singola giornata e come è regolata dovresti aver chiaro quello che devi applicare.

Ignorare queste cose, non creare questi strumenti e non organizzare la tua azienda non è un’alternativa.

Adesso puoi programmare il tuo lavoro personale e il tuo tempo per creare tutti questi protocolli oppure puoi delegare questa mansione e regalarti il tuo tempo. Sicuramente sei in grado di farlo autonomamente, l’importante è che la tua azienda abbia questi strumenti. Questo è il lavoro che facciamo noi quando l’albergatore non vuole rinunciare a darsi un’organizzazione efficiente ma non ha il tempo per farlo ed è consapevole che non farebbe altro che rimandare trovandosi poi a gestire sempre le urgenze.

Se non c’è la programmazione rimangono solo i problemi urgenti.