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Grouping alberghiero, quando l’organizzazione in moduli risolve i problemi del personale in Hotel

Un caso di successo dove applicando i principi del Grouping alberghiero abbiamo risolto il problema del personale in un hotel

La situazione che abbiamo trovato era caratterizzata da 6 persone che si facevano carico della pulizia di un hotel di 50 camere

Le loro mansioni riguardavano la pulizia degli spazi comuni, la pulizia delle camere, il lavaggio dei piatti in cucina a pranzo e cena e il servizio di lavanderia interno per gli asciugamani con circa 130 ospiti

L’orario di lavoro era di circa 10 ore al giorno senza giorno di riposo con un utilizzo per l’hotel di 60 ore retribuite in modo differente, ma comunque forfetizzati senza il rispetto del contratto di lavoro e con un’evasione contributiva presunta di circa il 35%. 

Il nostro intervento si è reso necessario solo perchè la carenza del personale del settore quest’anno ha offerto possibilità migliori alle persone più valide lasciando agli albergatori che applicano questo modello solo personale non professionale.

Se l’albergatore avesse potuto continuare con il suo tradizionale modello gestionale basato solo su rapporti di forza contrattuale non avrebbe ami cambiato nulla, SAPEVA TUTTO LUI E SI E’ SEMPRE FATTO COSI’.

L’hotel si è ritrovato con camere sporche, ritardi nei check in , mansioni scoperte in cucina e lavanderia. 

Per tamponare l’emergenza abbiamo portato personale non residente in zona con un costo maggiore per l’albergatore per gestire l’emergenza.

Nel frattempo abbiamo suddiviso tutte le mansioni in moduli ottenendo 15 moduli 

MODULI DA COPRIRE 

1- DALLE 8 ALLE 13,30  PRIMO PIANO            5,30ORE

2-DALLE 8 ALLE 13,30    SECONDO PIANO     5 ,30ORE  

3-  DALLE 8 ALLE 13,30 TERZO PIANO            5,30 ORE

4- DALLE 8 ALLE 13,30   QUARTO PIANO        5,30 ORE

5 – DALLE 8 ALLE 13  QUINTO PIANO              5 ORE 

6- 6-8 PULIZIA HALL E GIARDINO                    2 ORE 

7- 8-10 LAVANDERIA                                         2 ORE 

8- 12,30-14,30    CUCINA                                  2 ORE 

9- 12,30-14,30 CUCINA                                     2 ORE 

10- 10-12 PULIZIA SCALE CORRIMANO 

                CORRIDOI                                         2 ORE

11- 17,30-20   LAVANDERIA                             2,30 ORE

12 – 17,30-20 LAVANDERIA                               2,30 ORE 

13-  20-22 CUCINA                                           2 ORE

14 – 20-22  CUCINA                                          2 ORE 

TOTALE                                                         46 ORE

SABATO E DOMENICA   AGGIUNGERE 5 ORE PER LE CAMERE 

15-   9-14  PULIZIA CAMERE     5 ORE    

Avendo l’hotel molti soggiorni settimanali abbiamo aumentato le ore di lavoro nel fine settimana e ottenuto un carico di ore lavoro di 46 ore infrasettimanali e 51 ore al sabato e domenica con una riduzione del numero di pre retribuite del 25% che consente di avere la produzione dei servizi necessari ad un costo compatibile con il bilancio.

Per questi 15 moduli sono state aperte le assunzioni di 11 collaboratrici con i seguenti orari e contratti.

Ad ogni lavoratore è abbinato il numero del modulo da coprire , è previsto il giorno di riposo , le ore settimanali variano da 24  a 33 , per ogni mansione è stata fatta una scheda di lavoro con tempi e metodi .

Se vedete per ogni collaboratore in ogni giorno è indicato il numero del modulo di lavoro.

A   LUNEDI RIPOSO

     MARTEDI 1               8-13,30  5,30

     MERCOLEDI 1          8-13,30  5,30

     GIOVEDI 1                8-13,30    5,30

     VENERDI 1               8-13,30    5,30

      SABATO  1              8-13,30    5,30

     DOMENICA 1           8-13,30   5,30

TOTALE ORE SETTIMANALI       33 ORE 

B LUNEDI 2            8-13,30        5,30   

   MARTEDI  2        RIPOSO 

  MERCOLEDI 2     8-13,30        5,30  

  GIOVEDI 2           8-13,30        5,30  

  VENERDI 2          8-13,30        5,30  

   SABATO 2           8-13,30        5,30  

  DOMENICA 2       8-13,30        5,30  

 TOTALE ORE SETTIMANALI   33 ORE

C  LUNEDI 3           8-13,30        5,30  

    MARTEDI 3         8-13,30        5,30  

     MERCOLEDI 3   RIPOSO  

    GIOVEDI 3          8-13,30        5,30  

   VENERDI 3           8-13,30        5,30  

   SABATO 3            8-13,30        5,30  

   DOMENICA 3       8-13,30        5,30  

D  LUNEDI 4           8-13,30        5,30   

    MARTEDI 4         8-13,30        5,30 

    MERCOLEDI 4     8-13,30        5,30  

    GIOVEDI              RIPOSO

    VENERDI 4         8-13,30        5,30  

    SABATO 4           8-13,30        5,30  

   DOMENICA 4       8-13,30        5,30  

E     LUNEDI 5         8-13            5

       MARTEDI 5       8-13            5

       MERCOLEDI 5  8-13           5

       GIOVEDI 5         8-13            5

       VENERDI 5        RIPOSO

       SABATO 5           8-13            5

       DOMENICA 5      8-13            5

TOTALE ORE SETTIMANALI    30  ORE 

F      LUNEDI  6-7        DALLE 6 ALLE 10    4 ORE 

        MARTEDI 6-7        DALLE 6 ALLE 10    4 ORE 

        MERCOLEDI6-7        DALLE 6 ALLE 10    4 ORE 

        GIOVEDI        6-7        DALLE 6 ALLE 10    4 ORE 

        VENERDI    6-7        DALLE 6 ALLE 10    4 ORE 

        SABATO        RIPOSO

       DOMENICA   6-7        DALLE 6 ALLE 10    4 ORE 

TOTALE ORE SETTIMANALI     24 ORE 

G       LUNEDI  10-8       DALLE 10 ALLE 14,30       4,30 ORE

         MARTEDI  10-8       DALLE 10 ALLE 14,30       4,30 ORE   

         MERCOLEDI   RIPOSO

         GIOVEDI   10-8       DALLE 10 ALLE 14,30       4,30 ORE

         VENERDI   10-8       DALLE 10 ALLE 14,30       4,30 ORE

         SABATO    10-8       DALLE 10 ALLE 14,30       4,30 ORE

         DOMENICA   10-8       DALLE 10 ALLE 14,30       4,30 ORE

TOTALE ORE SETTIMANALI    27 ORE

H     LUNEDI 9           DALLE 12,30 ALLE 14,30   2 ORE 

                     12-14    DALLE 17,30 ALLE 22        4,30 ORE

        MARTEDI 9           DALLE 12,30 ALLE 14,30   2 ORE 

                         11         DALLE 17,30 ALLE 22      4,30 ORE 

       MERCOLEDI 9           DALLE 12,30 ALLE 14,30   2 ORE 

                             10         DALLE 10 ALLE 12             2 ORE

        GIOVEDI    9           DALLE 12,30 ALLE 14,30   2 ORE 

                          4            DALLE 8 ALLE 12,30         4,30 ORE

        VENERDI RIPOSO 

       SABATO      9           DALLE 12,30 ALLE 14,30   2 ORE 

                          6-7        DALLE 6 ALLE 10               4 ORE 

       DOMENICA  9           DALLE 12,30 ALLE 14,30   2 ORE 

TOTALE ORE SETTIMANALI        31,30 ORE 

I      LUNEDI   11-13      DALLE 17,30 ALLE 22     4,30 ORE 

       MARTEDI    RIPOSO

       MERCOLEDI  11-13      DALLE 17,30 ALLE 22     4,30 ORE 

       GIOVEDI    11-13      DALLE 17,30 ALLE 22     4,30 ORE 

        VENERDI   11-13      DALLE 17,30 ALLE 22     4,30 ORE 

                           9             DALLE 12,30 ALLE 14,30   2 ORE 

       SABATO     11-13      DALLE 17,30 ALLE 22     4,30 ORE 

        DOMENICA  11-13      DALLE 17,30 ALLE 22     4,30 ORE 

TOTALE ORE SETTIMANALI      29 ORE 

L        LUNEDI  RIPOSO

          MARTEDI 12-14           DALLE 17,30 ALLE 22       4,30 ORE 

          MERCOLEDI 12-14           DALLE 17,30 ALLE 22       4,30 ORE 

                                 8                 DALLE 12,30 ALLE 14,30    2 ORE 

          GIOVEDI   12-14           DALLE 17,30 ALLE 22       4,30 ORE 

          VENERDI     12-14           DALLE 17,30 ALLE 22       4,30 ORE 

          SABATO     12-14           DALLE 17,30 ALLE 22       4,30 ORE 

          DOMENICA   12-14           DALLE 17,30 ALLE 22       4,30 ORE 

TOTALE ORE SETTIMANALI   29 ORE

M      LUNEDI   15         DALLE 9 ALLE 14        5 ORE 

         MARTEDI 15         DALLE 9 ALLE 14        5 ORE 

         MERCOLEDI   15         DALLE 9 ALLE 14        5 ORE 

         GIOVEDI     15         DALLE 9 ALLE 14        5 ORE 

         VENERDI     RIPOSO 

          SABATO     15         DALLE 9 ALLE 14        5 ORE 

         DOMENICA    15         DALLE 9 ALLE 14        5 ORE 

   

TOTALE ORE SETTIMANALI     30 ORE 

Nell’ultimo prospetto puoi vedere ogni modulo da quali collaboratori viene coperto.

COPERTURA DEI MODULI

1   DAL LAVORATORE A  – AL LUNEDI DA M

2   DAL LAVORATORE B – AL MARTEDI DA M

3  DAL LAVORATORE C – AL MERCOLEDI  DA M 

4 DAL LAVORATORE D – AL GIOVEDI  DA H

5  DAL LAVORATORE E – AL  VENERDI DA M

6 -7   DAL LAVORATORE F – AL SABATO DA H

9  DAL LAVORATORE H  – AL VENERDI DA I

8-10    DAL LAVORATORE G – AL MERCOLEDI DA H

11-13  DAL LAVORATORE I – AL MARTEDI DA H

12-14   DAL LAVORATORE  L  – AL LUNEDI DA H 

15     DAL LAVORATORE M 

In 5 giorni abbiamo reperito le 11 collaboratrici, alcune in fuga da hotel vecchio modello quello del SI E’ SEMPRE FATTO COSI’, altri invece disponibili perchè le offerte ricevute non erano dignitose e il contesto aziendale UMILIANTE.

Il GROUPING ALBERGHIERO  con la gestione dell’hotel attraverso l’organizzazione in moduli risolve il problema del personale in hotel e permette una gestione corretta dei collaboratori permettendo di gestire le richieste di permessi, i cambi di turno e le esigenze personali dei collaboratori.

Crea fidelizzazione, BRAND REPUTATION e controllo dei costi.

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Grouping Alberghiero

IL problema principale degli hotel italiani è il reperimento del personale e la gestione della delicata fase del ricambio dei collaboratori che è un fenomeno normale nella vita di qualunque azienda.

L’hotel in base ad una serie di motivazioni e decisioni aziendali ha una sua proposta di accoglienza e di servizi che offre e ha trovato un suo equilibrio che cerca di non modificare nella speranza di non perdere redditività

Per quanto sembri inconsueto, il problema principale non è il posizionamento nel mercato, la ricerca di clienti o il livello di occupazione delle camere perché l’Italia, per le sue caratteristiche uniche dal punto di vista turistico, permette a qualunque hotel di avere un Revpar che soddisfa i vincoli di bilancio e supera il Revcost. Per migliorare l’aspetto commerciale l’albergatore ha due strumenti potentissimi a disposizione : il marketing e il revenue che combinati insieme permettono di migliorare i ricavi.

Il problema dei problemi però come segnalato da tutte le statistiche è quello del personale. Come in qualunque altro settore le aziende hanno un fisiologico ricambio del personale, inoltre molti hotel avendo un’apertura stagionale non riescono a fidelizzare i collaboratori migliori e sono costretti ad inserire nel loro organico nuovi dipendenti. La differenza con gli altri settori economici è che gli alberghi non sono organizzati come le grandi aziende in base ai criteri del Grouping, per questo il loro problema si rinnova quotidianamente e non trova mai una soluzione.

Per affrontare e risolvere definitivamente il problema l’unico modo è quello di applicare al settore alberghiero i principi del Grouping aziendale.

Si tratta di scomporre tutti i servizi prodotti in schede di lavoro che diventano protocolli dettagliati . Ogni procedura così descritta è replicabile, facilmente delegabile con tempi e costi certi e offre la possibilità di migliorare qualunque servizio modificando semplicemente la relativa scheda. Poi successivamente l’unione di tutte le procedure di un reparto vengono distribuite all’organigramma creato per quel settore.

Per quanto riguarda il ristorante, si deve scomporre il menù in singole schede piatto che devono riportare il food cost , i dosaggi e i passaggi da rispettare; inoltre si deve realizzare una scheda di lavoro giornaliera dove vengono indicati i tempi e le fasi di lavoro per la realizzazione del menù del giorno e tutti gli operatori faranno riferimento alle singole schede piatto per i dettagli. Con questo tipo di organizzazione per l’albergatore sarà molto semplice gestire il ricambio del personale mantenendo il livello della ristorazione invariato e il food cost rispettato , consentendo di apportare eventuali modifiche al menù senza avere problemi a comunicare i dettagli a tutto lo staff.

L’azienda non è solo persone, macchine, energie, denaro ecc. senza relazioni tra di loro, ma è l’insieme ordinato, cioè l’insieme organizzato in modo da realizzare uno scopo.

L’ organizzazione aziendale indica, quindi, proprio i comportamenti e le relazioni che devono avere gli elementi di una azienda, in modo da realizzare lo scopo.

Le caratteristiche essenziali di ogni forma di organizzazione, e quindi, anche, della organizzazione aziendale sono:

1 – La suddivisione del lavoro fra più persone, la suddivisione del potere, cioè del comando, la suddivisione delle responsabilità; tali suddivisioni servono per raggiungere in modo ottimale gli scopi prefissati.

2 – La presenza di un centro di potere o di più centri di potere, cioè di una persona o un ente che emana le direttive e controlla che le direttive siano eseguite.

3 – La sostituibilità del personale che fa parte della organizzazione, quando questo si mostri inadeguato o inefficiente.

E’ evidente che la struttura organizzativa deve essere sia efficiente che efficace.

Una organizzazione è efficace se raggiunge gli scopi previsti, in quanto l’efficacia è proprio il rapporto tra risultati raggiunti e risultati previsti.

Ma l’organizzazione aziendale deve essere anche efficiente, cioè non deve sprecare né persone, né denaro, né risorse.

Cioè a parità di risultati ottenuti una organizzazione efficiente è quella che consente di ottenere o risultati migliori di quelli previsti o gli stessi risultati con minore utilizzo di energie.

Se uniamo più attività elementari che deve compiere una certa persona, cioè se uniamo tutti i compiti di una certa persona, otteniamo la mansione.

In ogni impresa esiste un mansionario, cioè un manuale in cui sono indicati i compiti di ciascuno.

Questo sistema di gestione aziendale applicato in tutti i settori è chiamato Grouping ed è l’unico modo di creare e gestire un’organizzazione aziendale.

Siamo i leader in Italia nell’applicazione dei modelli di Grouping aziendale per gli hotel perché siamo gli unici ad avere le competenze di tutti i reparti che organizzati in protocolli dettagliati forniscono il livello del servizio previsto rispettando i costi programmati. 

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Gestione Alberghiera

Ci sono molti aspetti che una gestione alberghiera condivide con la gestione aziendale in generale ed altri aspetti peculiari che la contraddistinguono e richiedono una grande preparazione specifica.

In questo periodo di inizio anno molti formatori anche prestigiosi organizzano corsi e incontri per aiutare gli imprenditori a programmare l’anno appena iniziato, ho trovato interessante condividere con te una di queste mail promozionali perché nella sostanza ho trovato che i punti che indicano come imprescindibili per qualunque impresa lo sono anche per te, di seguito la mail in oggetto….


Quando parlo di Pianificazione Strategica, alcuni imprenditori mi guardano straniti: “quella è roba per grandi aziende! Noi siamo una piccola realtà…”

Mi rendo conto che “pianificare l’anno” – specie se non sei abituato a farlo o non l’hai mai fatto – può sembrare un processo fin troppo complesso, qualcosa che riguarda solo le grandi imprese.
È ovvio che un’azienda di 5 persone dovrà organizzarsi in modo diverso rispetto ad un’altra di 30 o di 500…

Ciò non toglie, però, che anche una microimpresa abbia bisogno di:

– darsi degli obiettivi economici
– creare e ottimizzare continuamente i processi interni
– fare innovazione e sviluppo, 
– organizzare procedure e persone,
– stabilire e monitorare periodicamente i KPI di crescita più importanti.

Insomma, credi che non sia fondamentale soffermarsi a riflettere sulla propria strategia, almeno una volta l’anno?
Gennaio è il momento migliore!

Veniamo a noi, come vedi sono indicati 5 punti vediamoli insieme per il tuo hotel, 1) darsi degli obiettivi economici, corrisponde al bilancio USALI per quanto riguarda le spese e al piano tariffario giornaliero con tariffa-occupazione-incasso giornaliero,settimanale ,mensile,annuale ; 2) creare e ottimizzare continuamente i processi interni, sarebbero le procedure scritte per ogni mansione svolta nel tuo hotel con tempi e metodi di lavoro; 3) fare innovazione e sviluppo, per il tuo hotel corrisponde ai servizi che offri, al menù che proponi , al servizio bar, aperitivi, colazione ,intrattenimento, innovare è sempre fondamentale; 4) questo punto lo raggrupperei con il punto 2 ; 5) stabilire e monitorare periodicamente i KPI di crescita importanti.

Ho preso spunto da queste iniziative formative per stimolarti a programmare il 2022 per il tuo hotel come fanno gli imprenditori di qualunque azienda senza lasciarti cullare dalle consuetudini.